A importância do Mapeamento de
Processos no momento de crise econômica.
Em
um momento de crise econômica as empresas normalmente fazem cortes, reduções e
adequações para conter os seus custos operacionais. Muitas optam por cortar
investimentos na modernização da produção, no desenvolvimento de novos produtos,
nas pesquisas e em treinamentos. Outras fazem cortes nos orçamentos destinados
à participação em exposições, convenções e congressos, mas a maioria das
empresas realiza as suas ações na seguinte sequência:
- Redução das despesas que considera desnecessários;
- Redução dos investimentos em máquinas e instalações;
- Congelamento das promoções de cargos e aumento de salários;
- Redução das horas extras;
- Cortes de treinamentos e cursos;
- Redução de jornada de trabalho;
- Férias coletivas;
- Demissões (altos salários).
A análise poderia ser mais criteriosa e voltada para os
custos causados pelo retrabalho nos diversos processos da empresa, mas
geralmente só são computados, analisados e monitorados os gastos referentes a
problemas de garantia e/ou de não conformidade no processo de produção dos
produtos, deixando os retrabalhos relativos às atividades de cada colaborador
das equipes.
Infelizmente, os gastos referentes aos retrabalhos causados por
processo morosos, ausência de padronizações, falha na comunicação e
fornecimento inadequado das informações nem sempre são percebidos e por esse
motivo deixam de ser melhorados, otimizados e solucionados de forma clara e
precisa.
A ferramenta denominada de Mapeamento
de Processo colaborar no detalhamento de todos os processos da empresa, desde
os mais simples aos mais complexos de cada setor e em sua totalidade, norteando
o colaborador em suas tarefas.
O ideal é iniciar o mapeamento pela presidência da empresa,
seguido das diretorias, das gerencias e na sequência todos os departamentos,
abrangendo as áreas de gestão, produção, suporte e vendas.
Cada um dos processos é identificado, detalhado e descrito
por meio de fluxogramas. As diversas áreas são conectadas em forma de rede de
modo que o fluxo de todas as tarefas possa ser compreendido apenas com a
leitura e análise dos documentos elaborados e disponibilizados aos
colaboradores.
Os principais benefícios com o mapeamento são: monitoramento
do tempo de cada processo, preparo de treinamentos específicos em função das
necessidades de cada área, informações que fluem de forma clara e transparente permitindo
identificar a redução dos retrabalhos internos, redução dos tempos dos
processos e obter mais eficiência e organização.
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